Çalışmadığı halde işletmenin bordrosunda yer alan gerçek veya sahte kişilere Hayalet Çalışan adı verilir.

 Denetçiler, günümüz denetim mekanizmalarında çeşitli yöntemler deneseler de hayalet çalışanlar gizliliklerini koruma konusunda oldukça beceriklidir; her yakalanma onlar için sonuç olmaktan öte başlangıç sayılarak eksikliklerini tanımışlar ve  farklı çözüm yolları üreterek her defasında daha da profesyonelleşmişlerdir. O halde mücadeleyi kazanan denetçiler olmak için öncelikle bu gizemli varlıkların büyülü ve yalan dünyasını tanımak mı ilk adımımız olmalı!

Mesela bir futbol turnuvası düzenleyip kendilerini davet edebiliriz, belki sevdikleri bir oyun onları ortaya çıkarmaya teşvik edecektir, ne dersiniz?

Özellikle son yıllarda teknolojinin hızlı gelişimi ve dijitalleşme sürecinin ivme kazanmasıyla birlikte hayalet çalışanların sayıları da giderek artmaktadır.  Fiziksel bir varlık olmamaları, sürekli ortadan kaybolmaları ve genellikle kim oldukları konusunda bir ipucu vermemeleri geleneksel yöntemlerle denetlemeyi neredeyse imkansız kılmaktadır, hatta bu konuda Hayalet Avcıları adında yeni bir pozisyon bile düşünen eminim olmuştur.

Unutmayalım, hayaletlerin de bir denetçiye ihtiyacı vardır.  Öncelikle bir hayaleti ortaya çıkarmak için kullanım kılavuzu oluşturmak sanırım faydalı olacaktır.  Hayali çalışanlar nasıl davranır, ne zaman çalışır, nerelerde görünür, kimler adaydır, neden görünmez olurlar, işten ayrılanlar varsa neden tekrar aynı işte çalışmayı tercih ederler, hangi olumsuz düşüncelerden bu hayaletler ortaya çıkar, bu konularda bir el kitabımızın olması bize oldukça kazanım sağlayacaktır.

Hayali çalışanları ortaya çıkarmada hayalet tarama cihazları da geliştirmek modern dünyamızda onları gün yüzüne çıkarmada oldukça etkilidir.

- Bordro listeleri ile Personel Puantaj Listeleri arasında farklılık var mı?

- Bordro listeleri ile Personel Özlük Dosyaları arasında farklılık var mı?

- İşe alma eylemi ile bordro işlevi birbirinden bağımsız mı?

- Bordro işlevi ile Ödeme işlevi ayrı mı yürütülüyor?

- Çalışılan saatler ile iş organizasyonu ve çalışma saatleri planlaması uyumlu mu?

- Fazla çalışma bilgileri onaylandıktan sonra çalışanlar tarafından değiştirilebilir ortam mı mevcut?

- Belli çalışanlarda yoğunlaşan fazla mesailer mevcut mu?

- Prim oranlarında dengesizlik mevcut mu?

- Aynı IBAN ‘a sahip çalışanlarınız var mı?

- Düzeltme işlemleri mevcut mu?

… gibi konuları Tarama Cihazımıza dikkatlice yerleştirmeliyiz. Biliyoruz ki fiziksel olarak orada olmasalar da mutlaka iz bırakan varlıklardır, mesela bir sosyal medya hesapları mevcut değildir, hiçbir zaman trafikte mahsur kalmazlar ve hasta olmazlar.  Oldukça örnek bir personel profilinde gözükmelerine rağmen onları hayalet yapanların ise genelde mali sıkıntısı olan, şirketinin ona hakkını vermediğini düşünen ya da iç kontrol zaafiyetini fırsata çevirip hile yapmaya yeltenebilecek daha çok psikolojik problemleri olan kişilerden oluştuğunu görmekteyiz.

Hayalet çalışanlarla mücadele etmeye artık hazırsak denetim gücünü elimize almaya ve hayalet avına çıkmaya ne dersiniz…